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はがれにくい付箋でタスク管理&複数のツールで家族と予定を共有

最近、家族のことまで考えると管理することが多すぎて、思いつくままにToDoを書き出していると優先順位が分からなくなるという事態に陥りました。

そこで、何度でも順番を変えることができる付箋で自分のタスク管理し、家族との予定(カレンダー)やタスク管理の方法を見直しました。


=目次=

  1. 付箋でタスク管理をするメリット
  2. クリアフォルダーで付箋の剥がれ落ちを防止
  3. 家族で共有したいタスクの管理
  4. 複数のツールで予定管理する時のコツ

1、付箋でタスク管理をするメリット

何と言っても、優先順位の並び替えができるのが最大のメリットだと思います。

予定変更もどんと来い!フリクションペンで消して書き直すより、付箋を剥がして新しいものを貼る方がサッとスマートに変更できます。

そして、余計なことは考えず、「今やる」ことを1つずつ処理していくのでストレスが溜まらないのです。頭の中の作業スペースが広がるような感覚が得られます。

 

↓付箋の整理は、GTDの仕組みでを取り入れています。手帳の見開きを見れば、最初に何をすべきかが一目瞭然です。

世の中には便利な付箋アプリもありますが、私には、アナログのこの方法が記憶に残りやすくて合っているなぁと思います。

※GDTについては、話が長くなるのでまた別の機会に詳しく書きます。「今日やる」ことだけを付箋ノートの一番上のスペースに貼り付けて、「プロジェクト」「連絡待ち」「いつかやる」は、下のスペースに分けて貼るようにしています。「INBOX」はクラウドor付箋の欄外スペースに。

 


2、クリアフォルダーで付箋の剥がれ落ちを防止

手帳に貼った小さな付箋は、簡単に剥がれ落ちてしまうことがあります。そこで、A5クリアフォルダーを使用して簡易ガードを作成しました。

作り方メモ:

↓このようにA5クリアフォルダーを切ります。グリッサー(ルーズリーフが作れるパンチ)で穴を開ける部分は一重になっています。

 

↓穴あけ完了。薄めの画用紙を2つ折りにした、A5よりも少し小さめの付箋台紙(付箋ノート)を作りました。

使っている付箋は、無印良品のものです。ちょっと書くスペースが小さいので、↓こちらに変更しようと計画中です。

無印良品 植林木ペーパーインデックス付箋紙 4色・各100枚

↓ケースは、これを使っています。Amazonよりも、店頭で購入した方が安いかも。

無印良品 ポリプロピレンヘアピンケース 約37×63×厚さ12mm

このように、テフレーヌのバインダー手帳に入れています。(テフレーヌは、開閉を何度しても壊れにくい優れモノです!!)

付箋台紙は、こんな風に簡単に取り出せます。そして、クリアフォルダーのガードのおかげで付箋が剥がれ落ちることなし(^^)

2つ折りにした画用紙の中面には、予備の付箋を適量保管しています。こうすると、出先でもサッとToDoを書き足すことができます。

 

この付箋ToDoは、家族には伝える必要がない、完全に自分専用のものです。

 


3、家族で共有したいタスクの管理

家族全員で共有したいその日の予定は、冷蔵庫のホワイトボードに書いています。薬の予定なども共有して、子供達の体調をパパも把握できる仕組みです。1日の大まかな動向が分かるので、朝のバタバタ時でも伝え忘れが防げます。

イニシャル表記&色分けで直感的に分かりやすく。いくつかパターンがあるので、あらかじめ基本の予定を書いたマグネットシートを使用しています。

↓冷蔵庫の横に、違うパターンのマグネットシートを常備。貼り替えるだけでOK!

↓学年だよりや、直近に処理する書類も、冷蔵庫のマグネットクリップで留めてあります。

 

↓家族全員で共有したいタスクの管理は、リビングのホワイトボードに書いています。ここには、誰でも書いていいというルール。娘は、学校の勉強でわからないことや、ママに聞きたいこともメモ書きしています。

暗号のような娘のメモですね(笑)

 

※ちなみに、夫婦で知っておきたい先の予定(仕事や保育園&学校行事)の管理は、Googleカレンダーで共有しています。

※買い物リストや、旅行準備リストなど、何度も使いたいリストの管理は、スプレッドシートを使用しています。

 


色々な管理ツールを使い分けして大変そうに見えるかもしれませんが、我が家ではこれらのツールの使い分けで、予定やタスク共有がスムーズに進んでいます。


 

4、複数のツールで予定管理するコツ

私の場合、手帳&付箋台紙が全ての基盤になっていて、そこから他のツールへ書き込みor参照という順番ルールを決めています。一方通行です。逆はなしです。

つまり、もしスプレッドシートの項目を参考にして作業を進めるタスクがあったら、付箋に「スプレッドシート参照で〇〇」という今やることを書いて貼るのです。手帳&付箋台紙がインデックスのような役割を果たしている訳です。

訂正も同様。まずは手帳or付箋台紙を訂正してから、他のツールの修正をします。これも一方通行。

 

また、朝一番に必ずホワイトボード2つと手帳、Googleカレンダーとスプレッドシートをチェックする→必要なものを付箋ToDo落とし込むという作業をしています。

 

このようにマイルールを決めておかないと、Googleカレンダーと手帳で予定が違った!ダブルブッキングしちゃった!!!家族に予定を伝え忘れた!!!なんてことになるので注意が必要です。

 

でもまあ、、、、

子供達の成長に合わせて、予定やタスクの共有方法は変わってかわってくるのかもしれませんね。また何か変化があったらご報告します(^^)/