情報迷子をなくそう!見出しで手帳やノートに動線を作る方法

いくら大事な情報を書き留めても、どのページに書いた分からなくなった元も子もありません。今回は、見出し(インデックス)に関する自分ルールを決めて、無意識に情報の確認が完了する仕組みについてお伝えします。

インデックスを作る際のmyルール

まずは動線の前に、私の基本ルール2つ。

  • タスク系の手帳は見た目を気にしない
  • ToDoはシンプルな動詞で書く

タスク系の手帳は見た目を気にしない

日記帳や自由ノートは、自分の心を落ち着かせるのが目的なので、色系統を合わせて見た目に気を配っています。

一方で日常使いする手帳は、効率最優先で使っているので付箋の色はあまり気にしません。

↓場合によってはタスクやプロジェクトごとに、こんなにカラフルにすることもあります。

見た目にこだわるよりも、1秒でも早く情報にたどり着くこと、抜け漏れがないことの方が重要だからです。

ToDoはシンプルな動詞で書く

見出しを書く際に一番に考えるのは、

それは情報なのかタスクなのか

ということです。

情報だったら普通に「ファイル名」「手帳計画」など名詞で書きます。

タスクならば、なるべくシンプルな動詞で書きます。

その方が、直感的に分かりやすいからです。

↓例

以前は「買いたいもの」「読みたい本」と書いていましたが、「買う」「読む」に変更。

自分が「買う」

自分が「読む」

シンプルイズベスト。

ちなみに、この買い物メモはロール付箋なので全面粘着となっています。

買い物時はカートの持ち手に貼って参照し、袋詰めの際はビニルを開くのに活用しています。(私の手はカサカサでビニルが開かない。)

最後はレシートの裏に貼っておき、帰ってから書い忘れをチェックします。

インデックスで動線を作る

ここからが本題です。

私にとって手帳の見出し(インデックス)は道案内

つまり、運転している時のカーナビのような役目をしてくれる存在です。

手帳をミニマムにしたので、以前は見開きでおさまっていた情報を3ページに分けています。

  • マンスリー・月間予定表[縦のガントチャート]
  • 本日のタスク(今日やること)
  • 頭の中に浮かんだこと(INBOX:気になること)

↓A5システム手帳(バインダーノート)を使っている時は、このようにしていました。

では、実際の使い方の紹介です。写真の左下は、開くときの様子です。

「今日やる」ことは金色付箋で矢印付き

ページキーパーのついた手帳を開くと、真っ先に目に入るのがマンスリーブロック&月間予定表。

ここで本日の予定と仕事の内容を確認します。

半透明のちぎる付箋で囲ってあるので、マンスリーブロック・ガントチャート共に場所が一目瞭然。

順番も入れ替え可能です。

ちぎる付箋はこれを使っています↓

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ここでお気づきだと思いますが、手帳を閉じていた時には見えなかった”上向きの矢印”が、金色の見出しに現れます。

この上向きの矢印にそって、次は「タスク」のページへ。

要確認のページのみに誘導する

二番目に開くのは「タスク=今日やること」のページ。

年間の行事予定と、どうしても今日やる必要があることの付箋が貼ってあります。

こちらもロール付箋。

しかもミシン目入りなので、必要に応じて順番を変えることが可能です。

↓基本的にこの使い方を採用しています。

便利な「放り込みページ」を作っておく

三番目にチャチャっと確認するページは、放り込みページ。

敢えて今日やらなくてもいいけれど、頭の中に思いついた大事なことや、ちょっとしたアイデアメモとして使っています。

GTDで言うところの「INBOX」。

頭の中に思いついたことを、忘れないうちに焦って書くので、この場所ははっきり言ってごちゃごちゃです(笑)

ここから、「今日やること」「買う」「読む」「情報」「手帳計画」など、それぞれのページに貼り替える仕組みにしています。

完了したタスクや、必要なしと判断したメモは、手帳につけているゴミ箱にIN。余計な情報は残しません。


↓↓myルール↓↓

書き込むのはいつでもOKだけど、参照するのは基本的に朝1回、夜1回だけ。(隙間時間ができたら見ることもある)

つまり、頭の中に突如浮かんできたアイデアや情報の一時保管場所という訳です。

気になることを書き出して保管してしまえば、ささっと忘れてOK。

スッキリした頭で「今やるべきこと」に集中します。

ワーキングメモリを無駄にしないための工夫です。


「今日やること」や「INBOX」を作るのは、以前から使用している「GTD (Getting Things Done)」の仕組みと同じです。

↓やるべきことを最速で優先順位分けするGTDについては、こちらで詳しくまとめています。

手帳インデックスの工夫[動画]

毎朝の手帳チェック風景(ついでに、買い物リストでビニル袋を開けているところも)

参考リンク

測量野帳を手帳として活用しています

使っているインデックス付箋はこちら

conote手帳リフィルの一覧はこちら

あとがき

測量野帳ビジネスを手帳として使い始めて3ヶ月あまり。

立ったまま書き込めるし、とっても丈夫で気に入っています。

大きさがスマホサイズで、机の上でも電車の中でも邪魔にならない。

手帳を小さくしてから、人前でも気軽に開けるようになりました。

子ども達が成長して、自分の予定は自分で管理できるようになったからこそのミニマム化だったなと振り返っています。

表紙が随分とくたびれてきたし、ノートのページ数が少なくなってきたので、そろそろ新しいものに移行しようかなと計画中です( ̄∀ ̄);


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