しおり兼ToDoリストでタスク管理

\自作手帳ならうまくいく♬/

一部分だけ隠せる”しおり”を使って、やることだけを見える化する手帳術です。

色々と気が散るのを防止して「今」に集中できます。

月間・週間・デイリーを俯瞰する

まずは、手帳の基本構造を説明しておきます。

見開きで全ての流れを把握したいので、左からガントチャート、デイリーToDo(自作のしおり)、マンスリーブロックの順で並べています。

マンスリーブロックは時間軸付き。月初めと月終わりの重なりがないので、週間予定表も兼ねています。

↓リフィルはこちら。

この手帳の構造により、月間・週間・デイリーを俯瞰できるので、この見開きを見るだけで1ヶ月のタスクや流れがわかるようになっています。

タスクを整理整頓する

タスクを整理整頓する順序は、次の3ステップです。

  • 「気になること」を全てリストアップ
  • 「今日やること」のみを抽出する
  • 「今やるべき」ことに1つずつ取り組む

1つずつ順番に説明します。

「気になること」を全てリストアップ

手帳を開くと次々に舞い込んでくる、タスクやアイデア。

すぐにメモしないと忘れてしまいますよね。

でも、この見開きにそのまま書くとごちゃごちゃになるのは目に見えています。

↓だから、パタンとしおりを右に倒した裏(隠れていた場所)にメモします。

ここは「INBOX」。頭に浮かんできたタスクや、別のタイミングで取り組むプロジェクトなどを「とりあえず」放り込めるスペースとです。

これで一旦、頭の中はクリアになります。

「今日やること」のみ抽出する

頭の中のことを全て出し切ったら、、、、

「気になること」の中から、「今日やる」付箋だけを表(自作しおり)に移動します。

頭の中にはたくさんの「気になること」がありますが、しおりに貼ってあるのは「今日」するべきことの付箋のみ

余計な付箋が目に入らないだけで、驚くほどスッキリした気分になります。

付箋のルール:

  • 定期的なタスクはフィルム付箋(ボールペン)
  • 一時的なタスクは紙ロール付箋(シャーペン)

定期的なタスクを何度も書き直すのは時間がもったいないので、「献立決め」「習い事の送り迎え」などはフィルム付箋にボールペンで書いて再利用できるように。

一時的なタスクはどんどんシャーペンで書き殴り。できるだけ細分化しています。

「今やるべき」ことに1つずつ取り組む

あとは淡々とタスクをこなしていけばOK。

付箋なので、タスクの入れ替えも自由自在。

時間軸なしで、ざっくり朝活・日中・夕活のくくりで分けています。もう少し慣れてきたら、油性ペンで時間軸を付け足すかもしれません。

以上の考え方は、GTD(Getting Things Done)の方法です。

GTDは、一度頭に入ってしまえばワークシートがなくても実践可能。頭の中を整理整頓するのに有効です。

↓GTDについてはこちらで詳しくまとめています。細かなルール、続けるためのレビューについても書いているので、ご参考に。

集中するための工夫

気が散る要素をできるだけ取り除くために、2つの工夫をしています。

タスクリストは取り外し可能

1つ目:実はこのリストは、穴に切れ目を入れてあるので片手でパリパリと簡単に取り外すことができます。

↓ホワイトボード上にある磁石にペタリとくっつけたところ。クリップが金属製なのでそのまま近付けるだけでOK。

他のあらゆる情報(スケジュールなど)をシャットアウトしたい時はこのように抜き出したものだけが目に入るようにしています。

見るものはこれだけ!と決めておくと作業が捗ります。もちろん、スマホはカバンの奥底に封印ですよ。

書類ポケットとゴミ入れも常備

2つ目:完了した付箋をいちいち捨てに行かないで済むように、ゴミ箱を常備。

手帳の表紙ウラには、小さなジップ付きパックが貼り付けてあります。終わった付箋のゴミ箱です。

これで、剥がした後の付箋の処理がスマートにできます。

あと、ゴミ箱の後ろにつけてあるA5サイズのクリアポケット(クリアファイル)に、その日に必要なタスクの書類が入っています。

ゴミ箱や書類を探す手間なし。余計なことは考えたくない”ズボラ”から生まれた工夫です。

しおりの作り方&使用文具

しおりは、使い古したクリアファイル(クリアポケット)を切って作成。

上下にインデックスを作ったことで、手帳が開きやすくなりました。

↓穴を開ける道具、滑りにくい定規など、使った文具はこちらで詳しく書いています。

↓↓最近のお気に入り文具たちです。↓↓

左上:ロール付箋+カルカット、右上:スーパークリップ、下:フィルム付箋LITTRO(リトロ)。

↓ロール付箋はポストイット製。安定の貼り心地とはがれにくさです。

↓コクヨのカルカット。マステ用ですが、ロール付箋との相性が抜群です。幅広タイプを愛用中。

↓フィルム付箋LITTRO(リトロ)は、シンプルなグレーが最近のお気に入り。悪目立ちしなくて良きです。

created by Rinker
カンミ堂
¥629(2021/09/19 06:57:41時点 Amazon調べ-詳細)

↓職場でも使っているスーパークリップ。色がパステルカラーで癒されます。

↓こちらで詳しくまとめています。

参考リンク

タスク管理に役立ちそうなリンクを貼っておきます。

↓時間軸付きのデイリー付箋を貼る方法。

↓書くスペースが多いタイプです。色分けしたり振り返りをしたりできます。

↓2021年の手帳の基本はこのようにしています。使いやすいように随時変更中。

あとがき

手帳に関しては、難しさを感じた時点で改善し、自分に最適な状態をキープしています。

どうしたらもっと使いやすくなるかな?そう考える時間も好き♬

これから先も、手帳とともに成長していきたいです。


ご訪問ありがとうございます!

conote.infoでは「文具で暮らしを楽しくする」をモットーに、文具や手帳の使い方、リフィルやワークシートを発信中♪

更新情報は以下のSNSでお知らせしています。
twitter、Facebook、instagrampinterest


conoteの最新記事をおしらせします!