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GTDと手帳術でタスク管理[無料ワークシートダウンロード]

Getting Things Doneとは、デビッド・アレン氏が提唱した、自分への質問(チャート)表で簡単に優先順位付けをする方法です。

彼が「ストレスフリーの習慣術」と表現している通り、頭の中がスッキリして、目の前のことだけに没頭できる環境が整います。

イメージとしては、不必要な情報を外部ハードディスクに預ける感じです。「あとで参照できるから忘れても大丈夫」という安心感が、脳の稼働効率を上げてくれます。


GTDの基本手順5つ


  1. 収集:頭の中の「気になること」を全てリストアップ
  2. 処理:ゴール(望むべき結果)を意識して分類
  3. 整理:自分が使い慣れているツールに落とし込む
  4. 実行:「今やるべき」ことに1つずつ取り組む
  5. レビュー:定期的に見直す

※「気になること」の最終到達地点(望むべき結果:ゴール)を意識して分類します。つまり、こうなったらこのタスクは完了!となる状態を知っておくことで、「いつまでも終わらない」状態を回避します。

「収集」〜「整理」までは、片付けと似ています。まずは全部出して、不要・必要なものを分け、必要なものだけを定位置に戻す感覚です。

今回は、このGTDを私なりに解釈し、自分仕様に改善したMyGTDワークシートと付箋術を合体させた使い方をご紹介します。

 


GTDワークシート活用法


↓ダウンロードはこちら
GTDワークシート(PDF)

 

 

では、ワークシートを使いながら、具体的な手順を見ていきます!

(今回の記事では、実際に付箋は貼っていません。使用例&時間軸付きのnewフォーマットはこちらを参照→

 

収集:気になることをリストアップ

まずは、頭の中に入ってきたこと全てを付箋に書いて貼ります。

処理:結果を意識して分類

次に、GTDのシステムにしたがって分類します。ゴールを意識して、付箋の内容を書き直すこともあります。

この時点で、今やるべきことで2分以内にできることは、
すぐに実行します。

 

整理:ツールに落とし込む

今やるべきことで2分以上かかることは、付箋のまま右ページに貼っていきます。私はこのワークシートにグリッサーで穴を開け、手帳に挟んで使用しています。

↓今日やる優先課題。順番を意識しながら付箋を貼ります。

 

↓誰かに頼んだことや、2つ以上の行程があるプロジェクト、今日でなくてもいいけれど今週中に実行すべきことを貼る欄です。

 

↓今必要なモノの場合、この「緊急の買い物」に貼ります。

 

今の時点で必要ないことは、分類して忘れます。

これで脳のワーキングメモリを確保することができます。私は、使い慣れたツール:手帳、Googleカレンダー、Googleドライブ(スプレッドシート)CamiApp(スマホのアプリ)に振り分けてスッキリしています。

潔くゴミ箱に捨てるのも、スッキリしてストレス解消に役立ちます(笑)

 

実行:1つずつ取り組む

魔法の家事ノートと同じく、何も考えずに「1度に1粒の砂」(カーネギー方式)で、効率よく取り組んでいきます。

付箋を1つずつ剥がす時の達成感がたまりません♪

1日にやるタスクを厳選して秩序良く並べることで、「まだまだ終わっていないし、キリがない」という負のスパイラルに陥ることがなくなるのですね。

 

レビュー:定期的に見直す

私は、1日の始めと終わりにザッと見直し、1週間の終わり(日曜日の夜)にGood & New Diaryと一緒にじっくりと見直しています。

※習慣になってしまえば意識せずにできるようになります。続けることでそのメリットがよく分かります。

↓使っている付箋はこれです。少し大きめの「無印の植林木ペーパー付箋紙・8本入 30×10mm」でも具合がいいです。

ポストイット 付箋 見出し 25×7.5mm 100枚x混色10個 715RP-K

 

 


Myトリガーリスト


収集の参考になる(きっかけを作ってくれる)リストです。

トリガーリストは、個人個人で内容が違うと思います。

私は主婦であり、3人の子持ちの母親であり、仕事をしている社会人でもあります。トリガーリストを作ってみると、半分くらいが自分のこと以外の質問になりました。

 


GTDのメリット&続けるコツ


GTDをする前は、不必要な情報が無意識に脳内を占拠し続けていました。

「あれもこれも、さっき頼まれたあの仕事もやらないと!」という、忘れようとしても忘れきれていない、漠然とした不安に襲われていたように思います。

でも、GTDの手順に沿って「整理」まで完了すると、キャッシュメモリを削除したパソコンのように、動作がスムーズになるのです。

そして、今やるべきことが明確になると、安心して休憩を取ることができるようになりました。私にとって最大のメリットはこれでした。

そのほか、終わりなきタスクの終わりが見えるうっかり「やり忘れ」がなくなるなどの効果もありました。

うまく活用すれば、効率よく働くため仕事術や、整理整頓&収納、子供のスケジュール管理にも役立ちそうです。発達障害(自閉スペクトラム症)と診断されている息子も、このシステムならばルールにしたがって悩みすぎることなく意思決定ができるのかな?

 

一方、レビューが難しくて続かない、挫折してしまったという意見もよく聞きます。

GTDは奥が深く、私は5冊くらい本を読んでやっと自分仕様の仕組みに落とし込むことができました。

最初から完璧を求めず、新しいノート術みたいな感じに気楽に取り組み、自分の取り組みやすい方法にアレンジすると良いのかなと思います。実際に私のMyGTDも、アレン氏のチャート表と比べるとかなり違います。

 

こんなに便利なスキル、身につけて損はないです。将来、整理収納アドバイザー2級みたいに、GTD2級みたいな資格ができる日がくるかも!?今後もGTDをツールとして最大限に活用し、余裕のある人生を歩んでいきたいです。

 

 


(5)参考にした本、これから読みたい本


デビット・アレン氏の本は詳しいけどとっつきにくいので、私はこれらの本からGTDの概要をまとめました。

スマホ時代のタスク管理「超」入門

 

手帳・ふせん・クラウドを使う ダンドリ上手になる技術 計画力を強くするタスク管理仕事術

 

↓最新の著書では、GTDを脳科学的な視点からも検証していますね。

全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則

 

↓アレン氏のブログ。英語です。

GTD-times blog

↓おまけ:私の手帳とGTDワークシートを使う前の付箋術。ビジネスの現場では、カッコ良くモレスキンなどを使う方が多いみたいですが、私はテフレーヌを愛用中です。

はがれにくい付箋でタスク管理&複数のツールで家族と予定を共有

忘備録メモ:これも読みたい

図解 ミスが少ない人は必ずやっている「書類・手帳・ノート」の整理術