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GTD:newフォーマット&30分で終了する週次レビューの方法

GTDについては色々なやり方があると思いますが、私は週末の朝30分で、ささっと週次レビューを終えています。

今回は、主に家のことに関するGTDタスク分類の過程を、newフォーマットの使い方とともに、写真付きで解説します。(※仕事のタスクについては職場の別の紙に書いています。)

↓基本のGTDについては、この記事に詳しく書いています

GTDと手帳術でタスク管理[無料ワークシートダウンロード]

 

↓newフォーマット(時間軸付き)

GTDワークシート:時間軸付き(PDF)

 


日曜の朝、4:00。

頭に入っていること全てを付箋に書き出します。

この時は何も考えず、ただ思いつくままにどんどん書いていきます。

所要時間10分ほど。

↓細々とした雑事が満載です(^◇^;)

さあ、左上から分類開始!

「年賀状」は、今取り掛かる必要があることだけど、2分以内にできないから「分類して取り組む」ことになります。

↓2つ以上のタスクを含んでいるので、「プロジェクト」ですね。

「プロジェクト」に付箋を貼る。

ここで「年賀状を購入」という新しいタスクが頭に浮かびました。ホワイトボードに「年賀状の枚数」とメモ。家族が起きてきたら聞く予定です。(すぐできることは、すぐやる。付箋を書く時間が勿体無いので。)

 

次は「上履き入れを作る」というタスク。

これは、今すぐには必要なモノではありません。なので、「分類して忘れる!」へ。

娘が次の学年に上がる前には作りたい感じなので、ideaリストに入れることにします。↓ここに仮留めして、、、、

パソコンで「ideaリスト」に打ち込む。Googleドライブ(スプレッドシート)を使用しています。

打ち終わったら、付箋は「Done」へ移動。

妹へのラインは、「今やる」「2分以内にできる」ので、パッと送って「連絡待ち」へ。

長男の宿題と時間割は、長男の机に励ましのメモを置いて「Done」へ。

 

「ごぼう料理」は、朝のうちに済ませたいので、「今日やる」時間軸の4:30へ。

4時半から取り掛かる予定ということがパッと見てわかります。

こんな感じに、パパパっとGTDの仕組みに乗せると、あっという間に分類完了。

ここまでにちょうど30分でした。

 

あとはどんどん取り掛かって付箋を外していくだけ。

 

↓ごぼう料理が終わった段階のもの。今5:30現在、この「GTDのレビュー」を書いています。予定通りに進んでいます♪

※昼間時間が空いているのは、家族で公園へ遊びに行くからです(^^)

※少し厚手の紙に印刷し、手帳に挟んで使っています。右端を1cmほど切っているので、手帳を閉じるときはGTDの付箋が剥がれないように折って収納しています。



大変だ!週次レビュー時間外に新しいタスクが頭の中に!!

そういう時は、とりあえずINBOXヘ。

そして、、、時間が空いた時に、さっと処理。

学年発表は、先のスケジュールなので「分類して忘れる!」。つまり、手帳をパッと開いて予定を書く。↓ここに仮留めして、、、、

手帳に書いて、時間の予約はOK!Googleカレンダーにも書き込んで家族(夫)と予定を共有。Done

もう1つのタスク「エッグベネディクト」の雑誌の切り抜きの処理。今すぐには必要ないけれど、資料として取っておきたい。↓ここに仮留めして、、、、

CamiApp(スマホのアプリ)でパシャり。

パソコン上で「料理」フォルダに分類。

視認性を確認して、、、、

元画像はスマホから消去。

これでゴミも減るし、必要なときにさっと参照もできます。Done!



このように、GTDは一度分類したら終わり!ではなく、次々に新しいタスクが頭の中に入ってきます。

私は、とりあええずINBOXに付箋を貼っておき、一息ついた時にパパッとGTDの仕組みにしたがって処理をするようにしています。

週次レビューのように時間はかけません。

時には、スケジュールの見直しを行うこともあります。

あまり完璧を目指すと苦しくなるので、とりあえずINBOXにタスクをためないように、そして無理なスケジュールにしないようにだけ心がけています。

 

今の私のライフスタイルにはこの処理方法が合っており、短時間で処理ができるシステムとして重宝しています。

でも、実際には1週間でnewフォーマットを作りたくなったことからも分かるように、自分を取り巻く周りの状況や子供達の成長などに応じて、常にやりやすい方法にアップデートしていく必要性も感じています(^◇^;)

 

↓フォーマットは変えていませんが、考え方を少し変えました。(2018.12.12)

時間術×手帳術=最強のGTDになる!

 

最後まで読んでいただき、ありがとうございます。

では、今日も良い1日を!