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時間術×手帳術=最強のGTDになる!


GTDの限界。仕事・家庭・自分磨きを効率よくこなすためには、上手な「時間の使い方」する必要があった。

↓このように考えた経緯

GTDを生活に取り入れてから、タスク分類は早くなりました。でも同時に、「タスクを1つずつこなす」作業に追われ、時間が足りない!という状況になりました。そこで、時間の使い方に関する色々な本を読み、私なりに考えた対処法をまとめてみました。(GTDの詳しい説明はこちら→


特に参考になったのが、この本↓
記事の最後で詳しく紹介しますね。

 

 


 GTDに足りない「時間術」の考え方

↓今回の概要です


詳しく解説していきます。


GTDは、フローチャートで瞬時にタスクを分類できるというメリットがありますが、この仕組みだとタスクを優先順位に並べただけの、深く考えられていない時間の使い方をしてしまいがちです。

では、どうすればいいのか?

仕事・家事・育児・自分磨き・夫婦のコミュニケーション、、、、全てのことを効率よくこなすためには、時間の使い方を工夫する必要があります。

(その考え方が、私のGTDには抜けていました。)

「時間術」を念頭に、タスクを時間軸に効率よく落とし込むと、1日の時間が長く感じられるようになりました。

参照:GTD:時間軸付きnewフォーマット(←まだ効果的に使えていない時の記事ですが。フォーマットは現在、これを使用中。)

 

ただし、効率のみを重視するとうまくいきません。

時間術には、忘れてはいけない大切なポイントがいくつかあります↓

 

「時間術」で大切にしたいこと

「時間術」は、別の言葉で言い換えると「段取り」です。

タスク全部を俯瞰して、逆算思考時間の使い方を決定します。

 

<大切なポイント>

他者意識をはたらかせる

  • 他人が関わっていることを優先する
  • 関わっている人の立場になって考える

自分の役割とキャパを考える

  • 組織の中で自分がどのような行動をすべきなのかを考える
  • 無理なタスク管理になっていないかを確認する

 

これらの視点が抜けていると、自分勝手なToDoリストになってしまい、GTDはうまく回りません。

 

 時間の使い方を4つに分類→再構築

それではいよいよ、具体的に時間の使い方を再構築していきます。

タスクは、大まかに分けると次の4つに分類できます。

(1)単純な作業

(2)複雑な作業

(3)仕組み化したい作業

(4)習慣化したい作業

(1)単純な作業と、(2)複雑な作業は、同時進行で行うことができます。

例えば、食器を洗いながら家族(配偶者、子供)と会話をする、通勤しながら英会話やnewsのラジオを聴く、トレーニングしながら読書や英語の勉強をするなどです。

もちろん、高い集中力が必要なタスクは単独で行う必要がありますが、この「単複同時進行」を基本スタンスにするだけで、1日が1.5倍になります。

 

(3)仕組み化するとは、言い換えると「他の人に任せられるようにする」ということです。本当に自分のタスクなのか?と考えるクセをつけておくといいです。タスクの中には、マニュアル化リスト化をして他人に任せた方が、結果的に楽なものも多いです。

↓参照:魔法の家事ノートを使うと他の家族に任せられそうな家事が分かります。

↓他の機械に任せるという方法もあります!

ルンバを買うと意識が変わる!最新機種e5の使い心地レビュー

↓家族に気持ちよく動いてもらうには?ヒントは心理学にあります。

主婦の仕事が10倍楽になる!戦略ノート術&手帳術

 

 

(4)習慣化したいタスクとは、毎日のように書いているタスクです。書く時間が無駄だし、無意識にできればストレスが少なくなります。曜日別、月別にまとめて手帳にメモしておけば、抜け漏れを防げます。

↓参照:週間イベント(手帳術のページにダウンロードリンクあり)

このように、同時にできること、仕組み化&習慣化できることがないかを考えてタスクを再構築することで、効率の良いGTDになるわけです。

 

 時間&タスクのボーダレス化

もう一歩、深く時間の使い方を見ていきます。

時間のON(仕事)とOFF(プライベート)を混ぜてしまうと、気持ち的に休まらない?

そんなことはありません。

私もかつては、プライベート中は仕事のことを考えない!と決めていました。でも実は、上手にタスクのボーダレス化をすると、時間を有効活用できます。

例えば、こんな経験はありませんか?

子供と遊んでいる時にパッと仕事のアイデアが浮かぶ、ランニング中に企画書の直しに気づく、仕事中の雑談中に今夜の夕食のメニューをひらめいた、、、などなど。

そういう時のためにいつも手帳やノートがそばにあると便利です。

勉強のための材料が手帳に挟まっていると、思いがけず時間が空いた時にササッと5分でも取り組めます。積み重ねで1年間続けると、かなり大きな成果になるでしょう。

仕事が育児の気分転換に、家事が仕事の気分転換に、、、という感じに、それぞれが良い効果になるよう、うまく組み合わせていけるといいですよね。

 

 

 捻出した時間で自己投資

このように上手に時間を使うコツを覚えると、自分の自由に使える時間ができます。

 

捻出した時間を使って、自分の人生の棚卸しや、ライフビジョンを描くのも楽しいですね。

参照:マズローの欲求5段階で考える自己実現への道[A5ワークシート無料ダウンロード]

「10年計画」「100のリスト」など手帳術を使って自己啓発も面白いです。詳しい解説やダウンロードはこちら→

よく、自分を大事にできない人は、他人も大事にできないと言われます。時間も然り。自分の時間を大事にすると心の余裕が生まれ、他人の時間への配慮(思いやり)が持てるようになります。

 

 

 参考にした本&読みたい本

「働くパパ」の時間術[栗田正行]

マロン先生の奮闘日記ブログでもたくさんの情報を発信しておられる、現役数学教師の栗田正行さんが書いた本です。

定時で帰れるようになる時間術やルール、家事や育児に対する考え方がとても共感でき、参考になりました。ママとのコミュニケーション術など、「ママ」である私が読むとちょっと笑ってしまう章もありますが、自分を客観視できる良い機会になりました。赤ちゃんが生まれたばかりの、働くパパ友にもおすすめしたい本です。

 

↓姉妹版「働くママの時間術」を読みました!

働くママの時間術:限られた時間を上手に使うコツ

 

いつも時間に追われている人のための「超」時間術

 

↓今話題のDaigoさんが書いた本。表紙だけ見るとちょっと書店では手に取りにくいですが(笑)

週40時間の自由をつくる 超時間術[daigo]

 

↓amazonビジネス書ランキング「仕事術・整理法」の1位のベストセラー(2018.12現在)

脳のパフォーマンスを最大まで引き出す 神・時間術

 

 

 

〜あとがき〜

時間術、手帳術、ノート術、仕事術、、、色々なノウハウ(情報)が溢れている今日、目移りしちゃって何が良い方法なのかわからなくなる時があります(^◇^;)

私は全てを試してみる余裕はないので、直感的に「いいな!」と思った方法を、自分なりにアレンジして取り入れるようにしています。

本から得た情報をもとに自分の考えをまとめるのは、結構手間と時間がかかるけど、そのoutputこそが自分磨きになっているのかもな〜。

最後まで読んでいただき、ありがとうございます。

この記事が、時間に追われる誰かのお役にたてば幸いです(^^)

↑まとめる途中の机上。この作業って、ハマると楽しいです♪