最小単位15分の週間バーチカル手帳で仕事を最速化

時間は全ての人に平等に与えられた、人生で最も重要な資源です。

どんなに忙しくても、時間内に仕事を終え、結果を出す仕組みについて書かれた本に出会ったので、その一部を実行してみました。

孫社長の時間術に学ぶ

孫社長のむちゃぶりをすべて解決してきたすごい時間術 どんなに忙しくても時間内に結果を出す仕組み[三木雄信著]」を読んで、自分が実践できそうなことを箇条書きでまとめました↓

※自分用のまとめです。言い回しや内容が違うところが多々あります。詳しくは本書をご覧ください。

その仕事は本当に1時間必要か?

仕事に割り当てる時間を見誤ると、本当は1時間で終わる仕事に、ダラダラと2時間も3時間もかけてしまいます。

私にも経験があります。

時間があっという間に過ぎたのに、仕事がほとんど進んでいない状態が。

解決策:

最小単位を15分にして、時間がかかりそうな仕事は30分、じっくりと取り組む必要がある仕事は1時間などと、必要な時間を見積もります。

難しい仕事、面倒な仕事ほど分解すると取り組みやすくなります。

そして、スケジュールのバッファ(※)は、1日ではなく1週間単位で考えます。

※ここでのバッファとは、予備の時間という意味です。

仕事の優先順位をつけ、「今日やるべきこと」が明確になった以上、あとはいかにそれを効率よくやり遂げるかだけです。

孫社長の時間術 P162

「終わらないかもしれない」と、いちいち予備の時間を設けていては、稼働率が下がるばかりです。

素早く作業に没入するためにも、仕事を的確に分解するスキルを身につける必要がありますね。

仕事を小さく分解する=スピードup & 成果が最大化

仕事は1人でやっているのではない

↓主に第4章に書いてあったことをまとめました。

チームで働くための心得:

  • 期待値をすり合わせておけば、無駄な作業を削減できる。
  • 議事録は「誰が、いつまでに、何をやるか」を共有するのが目的。
  • 人の力は遠慮なく借りる。頼みごとは午前中に。

チーム全体の生産性を上げるためにも、優先順位やマイルストーンを明確にする必要があるのですね。

そして、わからないことは、わかっている人にすぐ聞く。

イシューからはじめよ〜知的生産の「シンプルな本質」ISSUE DRIVEN〜の著者、安宅和人さんも「知恵袋的な人を持つと良い」と本の中で述べていました。

↓詳しくはこちらでレビューしています。

誰に聞くのかも重要になってくるので、普段からコツコツと人脈を築いていくのが大事だなと感じました。


他人の力をうまく活用すれば、自分でいちから考えてから試行錯誤するより、何倍も早く目標を達成できる。

孫社長の時間術 P235

ごもっとも。

実は家事や育児も、上手に周りの人の力を借りることで、何倍も楽になりますよね。

ゴールが定まっていれば予定は柔軟に

目指す山を決めることができると、その山がどんなに高い山でも登ることができる。

でも、目指す山を定めていないと、麓をグルグルと回っていつまでたっても同じ場所。

孫社長が繰り返し、著者に伝えてきたことだそうです。

「この山を登る」と目標を決めれば、「どの道を通って登ろうか」とか「どんな道具を揃えようか」という計画が立てられるから、最後にはどんな高い山にも登れるんだ!

孫社長の時間術 P26

山の頂上への行き方は何通りもあります。

ゴールを意識しつつ、臨機応変に対応しながら登っていく。

変化の激しいこの時代には、特に必要な能力だと思いました。

↓印象に残った哲学。

戦略とは、戦いを略す(=何をしないかを決める)

家事も仕事も、戦略的に行うことで時間を捻出できそうです。

俗に言う、「やらないことリスト」を活用すると良いのかもしれません。


孫社長の仕事の哲学はシンプルで素敵です。

このような上司には出会ったことがないけれど、本を読んで疑似体験ができたことを嬉しく思います。

本に書かれている時間術は、決して凡人離れしているのではなく、意識すれば誰でも実践できそうなことが多かったです。

全てを今すぐに実行するのは無理なので、手始めに最小単位を15分に分解するスケジューリングを実践してみました↓

最小単位15分の週間バーチカル

↓全面3mm方眼の、バーチカルのウィークリースケジュールを作りました。

最小単位は15分です。

左側は、ノートページ(3mmドット方眼)になっており、備忘録として使えます。

今回の読書ノートは、この左ページに箇条書きでまとめました。

※24時間軸にしなかったのは、私の活動が朝4時からスタートし、夜8時以降はリラックスタイムと決めているからです。

15分軸を使ってみた感想

15分軸になっていますが、実際には30分単位で取り組む作業が多かったです。

そして、気がついたのです。

30分かける必要のない作業も、30分の時間を見積もっていたことに。

つまり、今までは15分でできる作業も、30分かけてダラダラやっていたという訳です。

↓実際の記録。

(写真を撮影したのは昨日の夜なので、今日の予定はまだ書かれていません。)

柔軟に変更できるように、そして3mm方眼の1マス単位で書けるように、0.3mmのモノグラフ(シャーペン)を使っています。

不思議なことに、15分と見積もった仕事は、15分で終わるように、いつもよりも高い集中力で取り組めました。

この感覚が大事なのですね。

時間感覚をもっと磨いて、最小単位を15分にする癖をつければ、私の24時間はもっと密度が濃くなりそうです。

無料ダウンロードリンク

マニアックかつとても個人的なフォーマットですが、せっかく作ったので、ダウンロードリンクをつけておきます。

参考図書

↓今回、参考にした本です。

↓同じ著者:三木雄信さんの本です。

↓時間術に関する本のレビューです。

↓GTDと手帳術を掛け合わせ、時間を上手に使う方法を模索した時の記事です。

まとめ

時間の使い方が変われば、人生が変わる!

仕事の最小単位を15分にし、必要ならば他の人の力を借りる。

15分単位でスケジュールを組むのならば、やっぱり15分間隔の時間軸が使いやすいです。

GTDの仕組みと合わせて、このフォーマットも活用していこうと思います。

↓GTDについては、こちらで詳しくまとめています。

最後に、せっかちな私のための一言↓

生み出した時間で、休息や趣味を楽しみます(^^)



最後まで読んでいただき、ありがとうございます!
今日も、良い1日を〜♪


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