新学期スタート!準備で差がつく書類処理

新学期が始まりました。毎年恒例ですが、この時期の書類の多さに参っている人が多いのではないでしょうか。

同じ苦労を繰り返さないためには、ホッと一息ついている今がチャンス。

今年の大変だったポイントをまとめ、来年のために作業がサクッと進む環境を整えておきましょう♬

※学校に通う子を持つ親、もしくは未だに書類が多い職場の人に向けた記事です。学校や地域によって状況が違うと思うので、参考程度にどうぞ。

うちの書類処理セット

我が家の子供3人は、小学6年、小学4年、保育園年長です。(2021.4現在)

毎年少しずつ改善していき、お手紙を持ち帰ったら秒速で処理できるようになりました。

↓このような文具たちで、書類を処理しています。

対象となる書類は、、、

  • 個人情報カード
  • 持ち物やnew教科書ノート
  • たくさん来る同意書類
  • 未分類の持ち帰りプリント、、、などなど。

学校関係で家庭に持ち込まれる紙類全てを指します。

ちなみに、写真中央にあるのはバインダー手帳のテフレーヌです。

すぐに提出する書類ばかりではないので、必ず手帳に締め切り日や行事予定を書いて、参照できるようにしています。

手帳については話すと長くなるので、お時間ある時にこちらの記事を参照してください↓

さて、ここからが本題です。

めんどくさい書類をサクッと処理するための文具を、100均ダイソーのケースに常備しています↓

用途別に簡単に説明します。(写真は使い回し。丸で囲んである文具を見てください。)

基本のペン3種類

筆記具は最低限の3本だけ。

上から順に、、、、

  • シャーボ(4色ボールペン+シャーペン)
  • ノック式修正ペン(黒布用の名前ペンを兼ねる)
  • マイネームのツインタイプ(細字・極細字)

名前を書くときは、マイネームの極細字を使うことが多いです。細字は、布用にしてガシガシ書いています。

修正ペンは字を消す以外にも、黒い布に名前を書く時のペンの代用品としても使っています。

貧乏性です(笑)

※布に書くペンは、できれば専用のものを買うか、ペンを分けた方がいいです。布の繊維が付いてすぐにペン先が痛み、ノートなどには書きにくくなります。


↓使っている修正ペン。ノック式なので書きやすいです。

↓こちらが本物の布用マイネームの(白)です。

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↓目立たせたくない場合、グレーのラベルを貼るという手もあり。

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名前布&テプラのストック

直接名前を書きにくいものは、名前布orテプラで対応。

写真では分かりにくいですが、小さなジップ付きケースに入っています。

名前布ストックは、朝のバタバタした時に体操着などに名前がなかった時の緊急用です。

いくつかのパターンで名前を記入し、色々な大きさに切ってあります。

そして、、、取り急ぎでつけられるように、安全ピンも入っています。(もちろん、帰宅後にちゃんとアイロン付けしますよ。)

テプラストックは、作成時についでに2〜3枚余分に印刷したものです。

簡単に整った字の名前を貼れるし、素材によっては貼り直しが可能になって便利です。

平仮名・漢字・ローマ字の3種類で作っています。(珍しい苗字なので、基本的に苗字のみ印字)

タッパーのように、一時的に学校に持って行きたいけれど名前をマジックで書きたくないものや、テープやのりなどの名前を書いてもすぐに手で擦れて消えてしまうものに使っています。

ボールペン、クリアファイル、その他一時的にキープしておきたいものにも、ペタリと貼っています。

テプラストックはたくさんあるので、職場にも持参しています↓

無印で購入した小物入れに入れてあり、ボールペンや、一時的に使う備品につけることが多いです。

テプラの活用法についてはこちらのタグでまとめています↓
conote|テプラ

はん蔵

電子化が進んでも、まだまだ学校の書類にはハンコが多い印象。

時短のために、印鑑は勝手に朱肉がついて出てくるタイプの「はん蔵」を愛用しています。

スタンプを押すみたいに、ポンポン捺印できます。

蓋を開ける&朱肉をつける手間がかからないのがお気に入り。

↓使い方はこちらの記事でまとめています。

↓私が持っているクリアピンク。普通に100均の印鑑を入れて使っています。

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↓大人っぽい色もあります。

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切れるものさし

切れる物差しは、ハサミよりもカッターよりも手早く切れるので、もう手放せません。

最初は手帳に入れていましたが、よく使うようになったのでリビングの箱に入れっぱなしです。

↓切れる物差しについては、こちらの記事で詳しくまとめています。

↓私が持っている物差しです。

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↓その他、すぐに乾いてシワになりにくいピット糊、時間がない時にとりあえず色分けするクリップ&それらをまとめる大きなクリップを常備しています。

定期的にこのケースの中を見直し、無駄なものが入っていないか、代用できるor兼用できるものはないかをチェックしています。

ケースに収まる文具しかリビングには置かないというマイルールを決めているので、溢れることはありません。

子供たちの月齢が変わってくると、中身も変わってくるかなと思います。

色付きファイル

我が家は、歯ブラシをはじめ、タオル、スプーン、保険証、マグネットシート、手紙などの分類を、1人1人違う色を決めて、誰でも感覚的に分かりやすようにしています。

今年度は色付きファイルを使い、持ち帰ったプリントを子ども達が自分で仕分けできる仕組みを作ってみました。

(ママが仕分けするのがめんどくさいからです。)

この色別ファイル整理収納方法はまだ実験中なので、子ども達と話し合いながら柔軟にルールを決めていきたいです。

ルール:取っておきたいプリントだけを自分でファイリングし、ママへのお手紙はママの椅子の上に置き、捨てていい答えのプリントなどはママの椅子の下にある紙ゴミ箱に入れる。

効果や子供たちの取り組みについては、またの機会に。

あると便利なコピー機

最初にも書きましたが、この時期にしか書かない学校関係や職場の書類ってやたら多いですよね。

毎年似たようなこと書いているはずなのに、1年前に書いた内容なんて覚えていない

だから私は、書類を提出する前にコピーを取って、日付を右上に書いてクリアファイルに放り込んでおきます。

来年の今頃、すごく楽になりますよ。

参照することが多い子供の名簿や学校の日課、先生の名前一覧などは、縮小コピーして穴を開けてバインダー手帳に入れています。

必要な情報に素早くアクセスできる仕組みは、ストレスをなくすための必須事項です。

↓バインダー手帳を使う人におすすめの文具はこちら

↓日々の動向や旗振り当番、習い事の予定などは冷蔵庫扉にインデックス付きで分類しています。

あとがき

何か作業をする時に、必要な物がセットになっているとすごく便利です。例えば、来客用のお茶セットなど。

それを書類処理にも当てはめた感じです。

つまり、、、

書類用の文具をまとめておくと、必要なものを無駄に探し回らなくていいし、その場でサクッと処理できる。

喉元過ぎれば熱さを忘れるという言葉通り、大変な思いをしたことは数週間で忘れ、来年も同じ苦労をしてしまいます。

だから、苦労を忘れていないうちに対策を立てておく必要があるのです。

人生の持ち時間の差って、こういう小さな積み重ねで増えるのではないかなと思います。



最後まで読んでいただき、ありがとうございます!
今日も、良い1日を〜♪


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