春は、新しい環境で仕事をする方が多い季節。
仕事の進め方や、効率の良い働き方を考えるきっかけでもありますよね。
効率よく仕事を進めるためには、スケジュールやタスク管理が必須！
手帳をスケジュール管理に使っている方が多いと思いますが、手帳にタスクを書いてしまうと煩雑になりがち。
閲覧性も悪くなってしまいますよね……。
今回は手帳に「ちょい足し」で叶える、効率的なタスク管理方法をご紹介します！
タスク管理の要素を分析
まずはタスク管理をする前に、大まかに管理しなければいけないものを3つの要素に分けてみました。
・スケジュール
・ToDo
・ノート＆メモ
以上の3つです。
あくまで私個人の分け方ですが、カンタンにご紹介しますね。
スケジュール
スケジュールは、主に日程や時間についてのこと。
仕事をしていると、打ち合わせや締切などの「日時が決まっているもの」が多いですよね。
これらを把握して抜け漏れがないようにするのは、タスク管理の基本！
- 22日14時〜 A社訪問
- 25日11時〜 個人面談
- 26日 会社Webページ更新
このように日時＋要件がわかるのが必須条件です。
管理するアイテムとしては、マンスリーやウィークリーなどの手帳が多いのではないでしょうか。
ToDo
実際にやらなければいけない仕事は「ToDo」として管理します。
スケジュールを内包する部分ですが、スケジュールとは違い日時が決まっていないものも含まれます。
たとえば「22日14時〜 A社訪問」という仕事に向けて、さまざまな準備が必要ですよね。
- アイデア出し
- 社内チームで打ち合わせ
- 提案資料作成
- 見積もり作成指示・確認（新人のSさんに依頼）
- 外注先検討
- 22日AMに資料5部出力
などなど。細かくすればするほど、やらなくてはいけないことや優先順位が明確になります。
細分化する分、手帳に書いてしまうとすぐにスペースが埋まってしまいます。
そのため、手帳とは別にノートやメモ、付箋などで管理している方も多いのではないでしょうか。
ノート＆メモ
スケジュール・ToDo以外にも、会社では何かと書く場面が多いですよね。
打ち合わせ中の簡単な議事録や思いついたアイデアは、ノートやメモに残すもの。
お好みですが、綴じノートやルーズリーフ、メモ帳や手帳のフリースペースを利用する方が多い印象です。
これは職種や持ち運びの有無などにもよるかもしれません。
ルーズリーフミニを活用しよう！
スケジュールは手帳で行うとして、書く場所に困るのがToDoではないでしょうか。
ざざっと書いて捨てるのであれば裏紙でもいいですが、2週間〜1ヶ月ほど保管することで、働くリズムや繁忙期のToDoなどを振り返ることが可能になります。
スケジュール帳に書くには・・・ToDoが多すぎる〜という方におすすめなのが、marumanの「ルーズリーフ ミニ」！
↓この記事でも紹介したアイテムです。（スタディプランナーをメインに勉強時間の管理法についてお伝えしています。）
このルーズリーフミニを使って、タスク管理用のバインダーを作ってみることをご提案します！
まず、なんと言ってもmarumanの「ルーズリーフ ミニ」は、メリットがたくさん！
- コスパがいい
- 用途に合わせて使える
- かさばらない
- 他のノート・手帳と組み合わせて使える
デザインもシンプルなので、ビジネスシーンでも馴染みますよ♪
このアイテムを使ったタスク管理術をここから紹介します。
気軽にタスク管理：ToDoリスト
まずは気軽にタスク管理をしたい場合。
手帳に加えて、maruman「ルーズリーフ ミニ」の「ToDo」を活用します。
「ToDo」は、1枚で16個のタスクを書けるシート。
日付やチェックマークをつけられる部分があるので、タスク管理にぴったりなんです。
1日1シートを使う
使い方の1つとして「1日1シートでToDoを管理する」方法を紹介します。
まずはスケジュールをチェック。
この日にはA案件の見積もり送付とチームミーティング、翌日にはB案件の企画提案があるとします。
このスケジュールに合わせて、必要なタスクをこの1枚に書き出します。
ポイントは細分化すること！
「見積もり送付」の中にも、「見積もり作成」「上長の確認」「PDFを送付」など踏まなければいけない段階がいくつもあると思います。
それらを細分化することで、具体的なアクションや手順などが明確になります。
すべてのタスクが書けたら、空いているマスの部分に優先順位を書きましょう。
番号で振ってもいいですし、次に取り組むものにだけマークをつけておくのも◎！
これで煩雑なタスクが見える化し、1日の仕事量が明確になるので仕事を片付けやすくなりますよ！
案件ごとにシートを分ける
1日1シートでも使いやすいですが、案件ごとにシートを分けるのも使いやすいですよ。
いくつも案件やクライアントを抱えている場合、1日1シートにしてしまうと足りなくなってしまうことや、優先順位がわかりにくくなりがちです。
そこで案件ごとにシートを作ると、今どの案件に時間をかけるべきかが明確になります。
この使い方をするときは「仕事が入ったらすぐにタスクを書き込む」のがポイント！
A案件で見積もりを頼まれたら、スケジュール帳へ予定を書き入れると同時に「見積もり作成」「社内確認」「PDFを送付」などをシートに書きます。
マス目を活かして、締め切りを書いておけば優先順位が明確に。
同じように案件ごとにシートを増やしていくことで、あとから同様の案件が入った時にタスクがわかりやすくなります。経験が見える形で蓄積できるんです！
時間＆タスクを細かく管理：タイムプランニング
先に紹介した方法は、ToDoの管理がメインの方法ですが、「時間の管理もしたい！」という方もいるのでは？
そこでオススメするのが、以前スタディプランニングの際にも紹介した「タイムプランニング」も使う方法です！
「タイムプランニング」は、1シートにToDoとタイムテーブルが書かれています。
これを使えば時間の管理もしやすくなりますよ！
時間を管理してタスクを処理
営業やディレクター職、経営者の方は、人と会うのがメインの仕事かと思います。
そんな方はミーティングの時間と空き時間を明確にし、効率的に立ち回らなければいけないですよね……。
そんな方は、タイムプランニングで1日のタイムテーブルを確認しましょう！
まずはスケジュールで、時間の決まっている案件をタイムテーブルに書き入れます。
マーカーペンを使うと便利！
次は、ToDo部分に「時間が決まっていないけれど、今日必ずやらなければいけない予定」を書き入れます。
たとえば見積もり送付や、当日中に締切があるものなどですね。
つづいてToDoを使って、タイムプランニングに書いた予定へ向けた細かなToDoを書き入れます。
これを駆使すれば「時に予定が空くから、この時間に見積もりを作っちゃおう」「このMTGの後にメールを送っておこう」など、時間を効率的に使えます。
もちろん、ToDoを使わずにタイムプランニングに書いたタスクをそのまま優先順位づけする方法でもOK。自由に使えるのが、ルーズリーフの良いところですね。
仕事時間の記録で効率化を目指す
タイムプランニングは、予定を書き入れるだけではなく、実際に自分がどんなことに時間を使っているのか記録するのにも最適です。
1〜2時間ごとに、自分が何にどれくらい時間がかかっているか記録してみましょう。
「30分で終わると思っていた会議が、1時間半かかった」「企画出しは20分と時間を絞って行った方が集中できる」などがわかるようになります。
自分が何に・どれくらい時間をかけているかがわかれば、1日の予定がグッと立てやすくなります。
逆に「この案件には時間をかけすぎているな……」なんて反省点の洗い出しにつながるかも。
「これから仕事の効率化を目指したい！」という方にぴったりです！
振り返り用にシートを取っておこう
ToDoリストやタイムプランニングは、保管しておくのがおすすめです！
保管しておいて定期的に見直せば、繁忙期・閑散期がわかりやすく仕事の営業タイミングがわかりやすくなりますよ。
案件ごとに保管していれば、1年前・半年前の案件での動き方などを振り返ることができます。
レガシーとして長期保存する場合は、marumanの「ジウリス」が適任！
見た目が良く、長期保管だけではなく持ち運びでも活躍してくれます。
↓持っているだけで、ちょっと気分が上がる、そんなバインダーです。
もっと気軽に保管したい場合や、プロジェクトごとの管理のようにたくさん分冊したい場合は、ダイソーにシンデレラフィットするお安いルーズリーフケースがありますよ！
こちらは軽くて携帯にぴったりなので、出先でToDoを確認したい時にもピッタリ。
罫線のルーズリーフを挟んでおけば、メモ帳としても使えます。
ジウリスはちょっと高いな〜と感じている方、まずはミニルーズリーフを試してみたい！という初心者さんでも気軽に使えるアイテムです♪
もちろん、ToDoリストやタイムプランニングは、使い終わったら軽量化のために捨てることもできます。
ルーズリーフなので、自由に気軽に編集できるのもメリットですね。
参考リンク
時間管理やタスク管理に役立つ記事を貼っておきます。
まとめ
期限が決まっているものと、期限が決まっていないけれど必ずやらなければいけないものが混在しているのが仕事というもの。
なかなか管理がしにくいのに、忘れてしまえば信用関係にも傷がついてしまいます……。
複雑なタスク管理をこなし、より効率よく仕事を進めるためには、計画や振り返りが不可欠！
その助けとして、ちょい足しアイテム（ルーズリーフミニ）を活用してみてくださいね♪
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