時間管理のマトリックスPDF無料ダウンロード

7つの習慣で有名な時間管理のマトリックスを、手帳の中に常備するためにテンプレート化しました。そのまま書き込んでもいいし、ラミネート加工をして付箋を活用したタスク管理をしてもOK!

時間管理のマトリックスとは

時間管理のマトリクスは、以下の4つの領域で優先順位をつけていく、タスク管理フォーマットです。

  • 第Ⅰ領域:緊急で重要
  • 第Ⅱ領域:緊急ではないが重要
  • 第Ⅲ領域:緊急だが重要性はなし
  • 第Ⅳ領域:緊急でも重要でもない

図で表すとこんな感じ。

 

重要度合いが縦軸に、緊急度合いが横軸で取ってあります。

数学のグラフとは横軸が逆向きですが、左上が一番高位になる作りです。

※軸や項目が違う使い方も多くあります。ここでは、自分がよく使っているフォーマットを紹介しています。

書き方例

↓このように書きます。

1つずつ、簡単に解説します。

第Ⅰ領域:緊急で重要

必須項目です。すぐに取り掛かる必要があり、しかもミスが許されません。

うまくいかないようであれば、時間をかけて振り返り、次回へ生かせる改善案を出しておく必要があります。

具体例:

  • 締切のある仕事、報告、連絡、相談
  • 重要な打ち合わせ、記録
  • 必要なクレーム対応
  • 災害、事故、病気、危機

第Ⅱ領域:緊急ではないが重要

投資として考えて良い項目です。緊急度が低いため、ついつい後回しにしがちですが、この項目の事柄ができるかできないかで、将来の成功が左右されるくらい大事です。

具体例:

  • 人間関係のメンテナンス
  • 自分磨き、勉強、読書&アウトプット
  • 運動、健康管理、病気予防
  • リラックス、息抜き
  • 自分の価値観を明確にする

これらの行動が第Ⅱ領域です。

実行に移すには、とにかく予定に入れてしまうことが有効です。

第Ⅲ領域:緊急だが重要性はなし

重要だと錯覚しがちな項目です。

具体例:

  • 不必要な報告、連絡、相談
  • 意味なく長い会議&議事録
  • 無駄な来訪、電話
  • 無意味な情報や付き合い

これらの行動は、一見すると重要なように感じるのでが、実は省略することができます。

方法としては、誰か他の人に任せてしまうか、意味がない事柄ならば排除でOK。

どうしても排除できない場合、仕組み化で時短をしたり、代替案を出したりして、自分の時間を死守しましょう。

 

第Ⅳ領域:緊急でも重要でもない

無駄な時間を作り出してしまう項目です。

具体例:

  • ネットサーフィン
  • 「逃げ」「言い訳」の活動
  • 無意味な時間・移動
  • アウトプットなしの速読
  • 自分のコントロール外のことで悩む

などです。

つまり、これら第Ⅳ領域(無駄)の項目を排除し、第Ⅲ領域(錯覚)の項目を減らして、できるだけ第Ⅱ領域(投資)の項目を実行に移すことが大事になります。

ダウンロードリンク

↓conote note より無料でダウンロードできます。

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 ↓セパレート手帳と一緒に、見開きで使うこともできます。(記事内に使用例あり)

参考リンク

タスク管理や物事の優先づけには、GTD(Getting Things Done)の考え方も役に立ちます。

↓限られた時間で成果を上げる方法

あとがき

時間管理のマトリックスは、もうすぐ中学2年生になる長女に渡すためにテンプレート化したものです。

優先順位づけが難しくて、パニックになっていた娘。

勉強に塾に部活(ハンドボール)、さらに週末は習い事もしているので、とにかく大人よりも多忙なのです。

今時の子供は大変ですね。セパレートタイプの手帳と一緒に、時間管理のマトリックスも活用して頑張っています。


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