7つの習慣で有名な時間管理のマトリックスを、手帳の中に常備するためにテンプレート化しました。そのまま書き込んでもいいし、ラミネート加工をして付箋を活用したタスク管理をしてもOK!

時間管理のマトリックスとは
時間管理のマトリクスは、以下の4つの領域で優先順位をつけていく、タスク管理フォーマットです。
- 第Ⅰ領域:緊急で重要
- 第Ⅱ領域:緊急ではないが重要
- 第Ⅲ領域:緊急だが重要性はなし
- 第Ⅳ領域:緊急でも重要でもない
図で表すとこんな感じ。

重要度合いが縦軸に、緊急度合いが横軸で取ってあります。
数学のグラフとは横軸が逆向きですが、左上が一番高位になる作りです。
※軸や項目が違う使い方も多くあります。ここでは、自分がよく使っているフォーマットを紹介しています。
書き方例
↓このように書きます。

1つずつ、簡単に解説します。
第Ⅰ領域:緊急で重要
必須項目です。すぐに取り掛かる必要があり、しかもミスが許されません。
うまくいかないようであれば、時間をかけて振り返り、次回へ生かせる改善案を出しておく必要があります。
具体例:
- 締切のある仕事、報告、連絡、相談
- 重要な打ち合わせ、記録
- 必要なクレーム対応
- 災害、事故、病気、危機

第Ⅱ領域:緊急ではないが重要
投資として考えて良い項目です。緊急度が低いため、ついつい後回しにしがちですが、この項目の事柄ができるかできないかで、将来の成功が左右されるくらい大事です。
具体例:
- 人間関係のメンテナンス
- 自分磨き、勉強、読書&アウトプット
- 運動、健康管理、病気予防
- リラックス、息抜き
- 自分の価値観を明確にする
これらの行動が第Ⅱ領域です。
実行に移すには、とにかく予定に入れてしまうことが有効です。

第Ⅲ領域:緊急だが重要性はなし
重要だと錯覚しがちな項目です。
具体例:
- 不必要な報告、連絡、相談
- 意味なく長い会議&議事録
- 無駄な来訪、電話
- 無意味な情報や付き合い
これらの行動は、一見すると重要なように感じるのでが、実は省略することができます。
方法としては、誰か他の人に任せてしまうか、意味がない事柄ならば排除でOK。
どうしても排除できない場合、仕組み化で時短をしたり、代替案を出したりして、自分の時間を死守しましょう。

第Ⅳ領域:緊急でも重要でもない
無駄な時間を作り出してしまう項目です。
具体例:
- ネットサーフィン
- 「逃げ」「言い訳」の活動
- 無意味な時間・移動
- アウトプットなしの速読
- 自分のコントロール外のことで悩む
などです。
つまり、これら第Ⅳ領域(無駄)の項目を排除し、第Ⅲ領域(錯覚)の項目を減らして、できるだけ第Ⅱ領域(投資)の項目を実行に移すことが大事になります。

ダウンロードリンク
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↓セパレート手帳と一緒に、見開きで使うこともできます。(記事内に使用例あり)
参考リンク
タスク管理や物事の優先づけには、GTD(Getting Things Done)の考え方も役に立ちます。
↓限られた時間で成果を上げる方法
あとがき
時間管理のマトリックスは、もうすぐ中学2年生になる長女に渡すためにテンプレート化したものです。
優先順位づけが難しくて、パニックになっていた娘。
勉強に塾に部活(ハンドボール)、さらに週末は習い事もしているので、とにかく大人よりも多忙なのです。
今時の子供は大変ですね。セパレートタイプの手帳と一緒に、時間管理のマトリックスも活用して頑張っています。
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