大人になってから「時間が足りない！」と、常に思っている気がします。
特に私はフリーランス。
複数のクライアントのお仕事の時間配分を決めて、抜けや漏れがないようにしなくてはいけません。
時間配分が下手なのは、もしかして優先順位のつけかたが下手なのかも……
そんなときに使ってみたconote手帳が、とっても有益だったんです！
時間管理に使いたい見開き
使ってみたのは時間管理に役立ちそうなリフィル2種類。
- 時間管理のマトリックス×24時間軸バーチカル（デイリー）
- GTD時間軸付きワークシート
どちらも使用例とともにご紹介します。
時間管理のマトリックス
７つの習慣でお馴染みの時間管理のマトリックスと、24時間軸バーチカル（デイリー）を組み合わせた時間管理方法です。
具体的な使い方をmimiさんの記事で学びつつ、自分なりに使ってみます。
↓時間管理のマトリックスについて
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↓24時間軸付きコーネル式（デイリーとして使用）
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まずは4つの領域について。
- 第Ⅰ領域：緊急で重要
- 第Ⅱ領域：緊急ではないが重要
- 第Ⅲ領域：緊急だが重要性はなし
- 第Ⅳ領域：緊急でも重要でもない
この4つに別れていますが、私なりに4つに振り分ける判断基準を設定しました。
第Ⅰ領域は「今日締め切りのもの」「時間が決まっているもの」など。
物品の購入なども、売り切れなどの心配があるためささっと済ませるように、ここに振り分けます。
第Ⅱ領域は「運動やサプリ」「食事」などを入れました。
仕事や目の前のやることに囚われて、ついついサボりがちなものを入れています。
第Ⅲ領域は「無駄に考え事をしちゃう」「他人の心配」などを入れました。
自分のことを考えるならまだしも、変えようのない他人のことを考えてしまうんですよね。
第Ⅳ領域は「スマホでダラダラしちゃう」「未来を無闇に心配すること」をピックアップ。
勝手に不安になったり、ネットの情報に振り回されすぎないように、ここに入れています。
続いて今日のタスクをふせんに書き出しました。（INBOXと呼ばれています)
わかりやすいように緑色に仕事のこと、黄色にプライベートなことを書いています。
あとは4つの領域のどこに当てはまるかを決めていくだけ。
考えすぎると迷ってしまうので、パッパッと直感的に決めていくのがコツです。
途中で思い出したタスクも随時追加しました。
最終的なマトリックスはこんな感じ。
この時点で「今日絶対にやること」と「できれば今日やる、でも明日でもいい」というものに分けることができました。
24時間軸バーチカルデイリー
つづいて分けたタスクを、24時間軸バーチカルに落とし込んでいきます。
優先順位の高い第Ⅰ領域のタスクは、左端の数字に近い部分に貼り付けます。
第Ⅰ領域のタスクを入れ終えてから、第Ⅱ領域のタスクを貼り付けます。
これで1日のスケジュールが完成！あとはこの通りに仕事を進めるだけです。
やることが明確になったので、余計なことを考えずに済むのが本当に楽……！
時間に余裕があれば第Ⅱ領域のタスクに手をつければいいですし、もし時間が足りなければ他のタスクの時間を後ろに下げるなど工夫をします。
途中でタスクが追加された時も・・・
「ふせんに書く→4つの領域のどこに当てはまるか考える→スケジュールに組み込む」
この流れに乗っ取って優先順位を決めればOK！
頭の中をすっきりさせつつ、スケジュール管理もしやすいと感じました。
GTD(Getting Things Done)
続いて使ってみたのが、デビッド・アレン氏が提唱したチャート式に優先順位付けをする時間管理方法「GTD」です。
こちらもmimiさんの活用法をチェックしつつ、自分なりの使い方を探ってみました。
↓GTDについての解説
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最初に設定したのが「Myトリガーリスト」。
タスクをピックアップするときに見る、ヒントとなるような項目です。
私は「やりかけ」「先延ばしにしている」「体のメンテナンス」など、つい後回しにしがちなものを中心に入れました。
続いて、分類先の項目。
- 手帳に書いて時間を設定するもの
- 手帳に書いて熟考したいor誰かに相談したい
- Notionにリストアップ
- 土日にやりたいことノートにまとめる
- ゴミ箱
この5項目にしました。
これは使う人によって大きく変わる部分ですよね。
ここからが肝心のタスク管理！自分の頭の中に入ってきた情報を、ひたすらふせんに書き出していきます。
付箋が出揃ったら、下の質問にしたがって分類。
たとえば「取材仕事受ける？」というふせん。依頼はあったものの、どうにも時間が合わずお断りが必要になりました。
返事をしなければいけないので「今必要な行動？」という質問には「Yes」。
さらに「2分以内にできる？」という質問には、返信のメール文を少し考えたかったので「No」にします。
最後に「分類して取り組む！」のうち「今日やる」を選びました。
「分類して取り組む！」のタスクは、すぐに右ページのバーチカルへ移せば今日のToDoリストとして使えます。
すべて同じように振り分けて行ったのがこちら。
雑然と思い浮かんだ内容なのに、今どういう状態なのか・これからの対処の優先度などがわかるようになりました！
項目を細分化してタスク化する「プロジェクト」については、3つのタスクに分かれたので、それを改めて分類しました。
あとは24時間軸バーチカルの時と同様に、タイムラインにやるべきことを落とし込むだけ。
ToDoリストとスケジュールができて、無闇に「あれもやらなきゃ、これも急がなきゃ〜！」と慌てふためくことがなくなりました！
先ほど同様に、途中でタスクが追加された時も・・・
「ふせんに書く→チャートで優先順位づけ→スケジュールに組み込む」
この流れで処理すればOK！
使ってみた感想
ここからは自分的に使ってみた感想や、こんな使い方をするといいかも！と感じたことを紹介します。
ほかの手帳やツールとの併用が◎
まず感じたのが、このページを起点にするのがいいかも！ということ。
たとえばタスクの洗い出しで出てきた買い物が必要な物品。
これらは持ち歩きメモとして愛用している「測量野帳」の買い物リストに移しました。
いつもは買い物に行く前に手書きでリストアップしていたのですが、これなら思い出して書き出す手間が省けます！
また、普段のToDoやスケジュール管理として使っているNotionとの連携にも挑戦中。
Noitionとは、タスクやToDoリストなどをクラウド管理できるアプリです。
この中に「やりたいことリスト」を作って、一旦忘れておいても後から見直せるようにしました。
時間が空いたらここをチェックして、やることを潰していきたいと思います。
おすすめのペンはこれ
使っていて、さらさら書ける細めのペンと相性がいいなと感じました。
手を止めずにタスクを書き出していくのが大事なので、書きやすさは大事。
小さなふせんに太めのペンで書こうとすると、文字が潰れてしまいます。
私が使ったのはuni ball oneのブルーブラック0.38mm。
0.5mm以下のゲルインクや水性顔料がいいと思います。
また、4つの領域に自分なりの項目を書き出すときに使ったのがエナージェル インフリーの「ラフグレー」というカラー！
淡い色味なので主張が少ないのがメリット。薄い色で書くことで目線がタスクに行きやすいと感じました。
頭の中のタスクを書き出すには訓練がいるかも
一つ気になったのが、頭の中のタスクをリストアップするとき。
頭の中でタスクを考える→頭の中でタスクをどのように書けばいいのか考える→書き出す
このように「考えたことをそのまま書く」というのがどうにも苦手で……
思ったことを優劣をつけずにひたすら書くには、慣れや練習が必要だなと思いました。
やってみたのが「モーニングページ」と呼ばれる手帳術。
朝寝起きの状態で、ひたすら頭に浮かんだことをそのまま書いていくものです。
キレイに書こうとは思わず、だだだっと浮かんできたものをノートに移していく印象です。
これを行うと、だいぶタスクの書き出しが簡単に感じられました！
モーニングページはしばらく読み返さないのがルールなのですが、私はここに書き出したものからタスクを見つけてGTDやマトリックスに移していきました。
もし「タスクが浮かばない」「何か考えていたはずなのに書こうとすると忘れる」という方は、練習してみるといいかも。
あとがき
仕事もプライベートも、何かとやることに追われがち。
慌ててしまうとミスや失念にも繋がりかねません。
「なんだか今日はタスクが多い！」と思う方は、今回紹介した方法で頭をすっきりさせながらタスクの整理を行うのをおすすめします！
書き出してみると優先順位が明確になったり、急を要するタスクは案外少なかったりするかもしれません。
私も無闇に慌てずに、まずは優先順位を見える化してタスクに励もうと思います！
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