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事務仕事を効率化する方法(2):他者意識を持っていますか?


 

事務仕事を効率化する小物たち

前回は、自分がストレスフリーになる文具をご紹介しました。第2弾となる今回のテーマは、他者意識です。効率的に働きながら、相手が心地よく感じるための工夫&小物をご紹介します。

※相手のことを考えた箇所は、太字にしてみました。参考程度にどうぞ〜。

 

 

フラットホッチキス

2011年の新発売時に購入して、今でも私の机上で大活躍している文房具です。50gという軽さなのに様々な機能がついている、何とも隅に置けないホチキスです。

私が一番気に入っているポイントは、ホッチキスの芯が大量に入るところです。2塊(100本)も入ります。

みんなで書類を作っている最中に、「ちょっと芯を補充してきます」と言って去っていく人、いますよね。この量の芯を入れておけば、大抵の書類どめ作業を中断することなく続けられます。

次に便利なのは、七段階に調整できる黄色いストッパーです。

レポートや書類を数カ所ホッチキス留めするとき、端からの距離を均等にして綺麗に留めることができます。もらった人は、不揃いにホチキス留めされているよりも、綺麗に揃っている方が嬉しいですよね。

 

普通のホチキスと比べると、フラットホッチキスの美しさがわかると思います。

PLUSのwebサイトによると、厚みが約マイナス30%だそうです。たくさんの書類を持ち歩く人にとって、この差は大きいですよね。

 

さらに、製本テープなどを使っても、凸凹が出ない!!これには本当に驚きました。綺麗に製本された書類を手渡されると、それだけで信用度が上がりそうですね。

 

↓少し古いCMですが、動画で特徴を紹介しています。

9年近く使ってみてのデメリットも、一応記録しておきます:

  • 使用時の音が大きいので会議中は使いづらい
  • 慣れるまでは少しコツがいる
  • 子供に貸したらうまく使えなかった

普通のホチキスよりも少し力を入れて勢いよく押すと、うまく使えます。子供は使うのが難しいので、お道具箱には向いていません。

まだまだ壊れる気配がないし、私はデメリットを上回る機能が気に入っているので、当分は机上にて活躍してくれそうです。

 


プラス ホッチキス ピタヒット

 

 


 

 

ロール付箋

すぐに席に戻ってくる人に渡すメモだったら、普通の付箋でいいと思います。でも、お休み中の人や、午前中は外出している人の机に付箋付きの書類を置くと、、、、結構な確率で付箋だけ剥がれたり、他の人が置いた書類に付箋が引っかかって移動したりしています。

書類を置いた本人は、親切なメモ付きで渡したつもりだけれど、、、受け取った人は、剥がれて移動した付箋により混乱することになるわけです。

 

そんな時に重宝するのが、全面に糊がついているこのロール付箋です。

このように、切って使います。

 

before:今にも剥がれそうな付箋メモがついている書類(よく見かけます。。。)

 

after:上に何かが置かれても、付箋がはがれ落ちる心配がない書類。

 

全面ピタッと粘着されているので、クリアファイルに入れる時も引っかかりません。好きな長さに切って使えるので、経済的です。

 

個人的には、クリアファイルのインデックスの代用としてよく使います。

表に貼っているのに、この安定した貼り心地。書類を追加するためにクリアファイルを雑に開いても、はがれ落ちません。


↓私が使っているものです。

ヤマト 付箋 メモック ロールテープ カッター付き 25mm×10m 

 

 


↓こちらのロール付箋は、たくさんの色バリエーションがあります。

プリントインフォームジャパン 付箋  3色 3本入 ピンク 紫 B

 

 

 


 

一筆箋ミニ&折り紙のポチ袋

相手を労う時、感謝の気持ちを伝えたい時、その気持ちが温かいうちに行動できるように、、、メモ用紙(一筆箋ミニ)とポチ袋を常備しています。

例えば大きなプロジェクトが終了した時など:チョコレートをポチ袋に入れてそっと机の上に置く。「お疲れ様!」の大きな掛け声よりも、深く大きな愛を感じるかもしれません(笑)

ポチ袋の作り方はこちら↓

簡単で可愛い!ぽち袋の作り方 [折り紙]

 

本当の一筆箋とは、約18cm×8cmの短冊型の細長い便箋のことです。でも、それだと文字数が多くてハードルが高いので、私はいつも100均で購入したメモ用紙を使っています。

小さい紙の方が気軽に書いて渡せるので、長続きするような気がするのです(^◇^;)

 

↓いつもの連絡事項でも、付箋よりは温かさを感じるかも?

※使っているシールは「1枚ずつめくれるマステ」です。詳しくはこちら↓

「1枚ずつめくれるマステ」は組み合わせを楽しめる大人文具♪

 

 

 

マスキングシール

透け感が可愛い、マスキングテープ素材の円形シールです。これも100均で購入したもので、受け取る相手を想像しながら柄を選んでいます。

ビジネス仕様の無機質な封筒も、ワンポイントあると少し遊び心が感じられますね。

時間がある時に、付箋にマスキングシールを貼って保管しています。

同じ連絡の付箋でも、コケシがついているだけでホッコリした気持ちになりますね

↓貼ってみるとこんな感じです。相手がすぐに読むであろう書類には、このような付箋を貼ることが多いです。このマスキングシールを通して、話が弾むこともあります♪

 

割と親しい同僚ならば、こんな可愛い付箋を使うこともあります。ディズニーランドで購入したものです(^^)

 

 

携帯キーボード&スタンド

正直に言うと、外出先でメールを受け取った時、スマホのタッチパネルが面倒で返事を後回しにしたことが何度もあります。

そこで、、、出先にも携帯キーボードを持ち運ぶようにしてみました。すると相手が急いでいると想像されるメールの返事を、外出先でも気兼ねなく打てるようになりました!

 

↓パソコンよりも軽くてかさばらず、パソコンと同じように文字を打つことができる環境。これは想像以上に便利で楽です。

ちなみに、このスマホスタンドはダイソーで購入したものです。

この携帯キーボードは、もうほとんど使わなくなったASUS のタブレット型ノートパソコンに付属していたものです。


↓ワードとかエクセルを外出先で操作したいときは、タブレット本体も持ち歩いています。小型で便利です。

ASUS ノートパソコン TransBook T90CHI-3775 Windows10/8.9インチ


↓もう少し余裕ができたら、これ欲しいな〜☆*:.。. o(≧▽≦)o .。.:*☆
収納ケースが、そのままスタンドになるらしいです!!

Bluetoothキーボード 折りたたみ式 143g 超軽量 Levens ワイヤレスキーボード iOS/Android/Windowsに対応 USB充電 薄型 持ち運び便利 専用ケース付き スタンド機能付き

 

 


 

 

まとめ

相手のことを考えて行動すると、その気持ちって自然と伝わるものですよね。そして、自分も少し温かい気持ちになれる。

余裕がないときは忘れがちな、他者意識

人は一人では生きていけないので、、、時には利益や効率重視の枠組みから飛び出して、誰かのためを思ったモノ選びをするのも、人生の醍醐味かもしれませんね。

 

第一弾はこちら↓

事務仕事を効率化する方法(1):「〇〇がない」から便利な文具!?

 

 

 

最後まで読んでいただき、ありがとうございます。

今日も、良い一日を〜♪