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短時間で「伝わる」資料を作るコツ[ビジネスフレームワーク無料ダウンロード]


 

資料作りに、時間をかけすぎていませんか?

今回は、フレームワークを使うことで、「伝わる」資料や文章を、短時間で作り上げる方法です。

内容は基本的なことですが、意外と忘れがちなことなので、自分の備忘録も兼ねて書いています。

※ビジネスフレームワークは、無料でダウンロードして印刷することができます。

 

短時間で資料を作るコツ

すぐにパソコンはNG

構想も練らず、最初からパソコンに向かうのは、最も時間の無駄な方法です。

まずは、ノートなどで全体像を把握し、「伝える」内容を自分がよく理解する必要があります。

内容を理解したら、ゴールを決め、そこから逆算するように「伝える」ための道筋を作ります。

 

ペルソナ&行動目標を設定する

ペルソナとは、マーケティング用語で、そのサービスや商品を利用するであろう架空の人物像のことです。

資料作りでも、この架空の人物像=伝える人の存在が、完成度を左右します。

社内の資料であれば、ペルソナ=部長と、具体的に設定ができます。

社外資料であれば、ペルソナ=相手先の担当者です。事前にどんな人なのかリサーチが必要です。

講座の資料であれば、ペルソナ=受講者です。平均的な年齢、趣味、個性、などをリアルに設定します。


このように、具体的に伝えたい人物像(=ペルソナ)を設定し、その人に話しかけるように資料を作るとスムーズです。


そして、伝えた結果、行動に移してもらう必要があります。

例えば、社内資料であれば、部長に企画を承認してもらう。

社外資料であれば、担当者にサービスを購入してもらう。

講座の資料であれば、受講者に要点を理解してもらい、翌日からの行動に反映してもらう。

など。


つまり、誰に伝えて、結果、どのような行動をして欲しいのか?」ということを、ハッキリさせるということです。

この視点がないと、内容が難しすぎたり、何が言いたいのか分からない資料になってしまいます。


 

見た目にこだわりすぎない

過度な装飾での時間のかけ過ぎは、生産的ではありません。

あくまでゴールは、伝えた相手が、自分が望む行動をしてくれること

そのための構想を練るのが、一番時間をかけたいところです。


※注意!!最低限のデザインは必要です。

人の感情がが第一印象に左右されるのと同じで、資料の見た目で信頼度が変わってしまうのも事実です。

↓デザインの基本については、こちらの本が参考になります。amazonのリンクから試し読みができます。

プレゼン資料のデザイン図鑑

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では、どのようにすれば短時間で構想を練ることができるのでしょうか。

あらかじめ書くことが決まっている、フレームワークを利用すると、ゴールへの道筋が見えやすいです。

フレームワークを活用してみよう!

私が資料を作る際に意識しているのは、わかりやすく〈伝える〉技術 (講談社現代新書)に書かれている「具体的な準備方法」です。

(↓ノートは2018.5.21の記事のものです。)

 

ワークシートの仕様&使い方例

今回作ったワークシートは、「具体的な準備方法」のうち、手順3・4についてのフレームです。パワーポイントの資料やブログでいうと、目次を決める段階です。

 

「題名、導入、中身、まとめ、あとがき」の欄が最初からあるので、秒速で取り掛かることができます。

 

使い方イメージ

使い方は自由です。私は、このように活用しています。

↓実際に使ってみたものです。(シャーペンの走り書きです。見にくくてごめんなさい。)

プレゼンテーション資料

企画提案のプレゼン用です。

部長に承認を得て、社長に提案→予算がつくことがゴールです。

 

会議のレジュメ・議事録

PTAの定例会議用のレジュメ作成時のものです。

PTA会員さんたちが、仕事内容を理解し、自主的に動いてくれることがゴールです。

このフォーマットに書き出すと、頭の中が整理され、シナリオが完成します。

そのまま、セミナー・授業などの簡易的な原稿としても活用できます。

 

ブログのアイデア出し

この記事を書くために作ったものです。

今、まさに読んでいただいている皆さんに、資料作りのコツを伝え、このフレームワークを活用してもらえるのがゴールです。

目次&階層が決まってしまえば、あとは突き進むのみです。

パワーポイントに落とし込んだり、ワードで資料を作成したり、ブログ記事を書いたりするスピードが、格段に上がるのを実感できると思います。

 

ダウンロードリンク

↓目次欄が大きめのフォーマットです。

資料作りフレームワークPDF(右ページ用)

 

↓思考欄が大きめのフォーマットです。

資料作りフレームワーク思考欄大PDF(右ページ用)

 

↓裏には、シンプルな3mm方眼を印刷すると便利です。

3mm方眼PDF(左ページ用)

 

↓もとにしたのは、コーネル式ノート術です。

コーネル式ノート術は万能!日常生活&ビジネスの問題解決にも使える[PDF無料ダウンロード]

 

 

参考図書&リンク

↓いつも資料作りの参考にしている考え方です。

 わかりやすく伝える技術 (池上彰著):本の概要まとめ

↓書く力を伸ばすための本のリストがあります。

大人のための書く全技術[齋藤孝著]内容のまとめ&本リスト40

↓実際にプレゼンや講義をする際に気をつけたいポイントが満載の本です。

漫画でわかる伝え方が9割[佐々木圭一著]内容のまとめと感想

 

 

ビジネスフレームワーク一覧

アイデア出しに役立つフレームワーク一覧です。

オズボーンのチェックリスト[無料ダウンロード]

[テンプレート無料ダウンロード]マンダラチャートで目標達成までのプロセスを明確にする方法

マンダラチャートその2:自己実現シート[空欄テンプレートPDF無料ダウンロード]

↓時間管理に使える形式です

スタディプランナー×マンダラチャート=奇跡のコラボ[PDF無料ダウンロード]

 

まとめ

フレームワークがあれば、資料作成の時間を短縮できる!

まだまだ試行錯誤している部分が多いので、自分の思考の型を広げて、応用できる分野を増やしていきたいです。

 


ご訪問、ありがとうございます!

今日も、良い一日を〜♪


 

mimi by
「知的生活習慣で楽しく暮らす」をモットーに、仕事・家事・育児を効率よく回すために日々研究中です。手帳活用術を始め、大好きな文具、読書記録、整理収納、その他暮らしの知恵を中心に自分の思いを書き連ねています。
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