新生活スタート!必要な情報だけを集める手帳術

情報を詰め込みすぎて、去年よりも重たい手帳になっていませんか?

私の手帳は、スマホよりも軽い約120g。(多機能ボールペンも含めて計測)

↓同じタイプの測量野帳とスマホを重ねたところ

こんなに小さいのに、必要な情報は全て入っています。

今回は、このような小さいノートタイプの手帳で、効率よくタスク管理する方法のご紹介です。

手帳メタボな人は頭の中も散らかっている

心配性な私は、ついつい情報をため込んでしまう悪い癖があります。

過去の自分から学んだ教訓:

部屋が散らかっていると、
頭の中もごちゃごちゃ。

手帳メタボな時期は、
頭の中もいっぱいいっぱい。

インデックスの種類が増えすぎているのに、さらに何でもかんでも手帳に挟み込んで、分厚い手帳に安心感すら感じてしまう始末。

家置きの手帳ならば辞書みたいに分厚くなっても構わないのですが、外出時に持って行く手帳が重くてかさばるのはもう嫌だ!

このような思いから、手帳メタボを卒業するために、定期的に情報断捨離をしています。

↓前回の断捨離風景。

引っ越しをすると荷物が整理整頓されるのと同じで、手帳を変えるたびに身軽になります。

今回は年度が変わったので、外見はそのままで、中のマンスリーブロックだけ入れ替え。

この4月に追加したもの、省略したものを記録しておきます。

月間・週間・デイリーを同時に確認する

私は色々なページを参照するのは面倒なので、手帳を開いたら瞬時に知りたい情報とタスクが見えるようにしています。

今回大きく変えたのは、可動式のデイリー&定期的なスケジュールを追加したこと、ノートページを大幅に減らしたことです。

↓可動式のページを開いたところ。

時間軸は、使う時もあれば使わない時もあります。

とにかく「今」やるべきことだけが見えるようにして、集中力をキープ。

1日が終わったら、デイリーの水色ロール付箋は新しいものに変えることが多いです。

GTDの仕組みを採用

GTDの仕組みをずっと愛用しているので、付箋にINBOXやプロジェクトなど、分類項目を書いて使っています。

こんな感じでパタパタ開いて参照しています↓

↓GTDについては、こちらで詳しくまとめています。

目の前のタスクを秒速で処理する!GTD時間軸付きワークシートnew[無料ダウンロード]

↓スッキリ頭にするための流れ

仕事中に頭の中に入ってきたことは、とりあえずINBOXヘ。

そこから、今日やるのか、今週中にやるのか、それともプロジェクトとして計画を立てるのかを考えて分類。連絡待ちの欄には、締め切りも書いておきます。

書き終わったら、パタンと閉じてデイリーのみ表示。

これで先ほど思いついたことは一旦外に出して、頭の中も見た目もスッキリです。

↓月間予定表はガントチャートのように使っています。基本の仕事の流れをデイリーの横にINFOとして書いているので、それを参照しながら抜け漏れのないように。

↓A5の手帳を使っていたときは、このようにしおり兼ToDoリストを使用していました。

しおり兼ToDoリストでタスク管理

必要な情報だけを集める

なんでもかんでも捨てるのではなく、必要な情報を厳選して挟み込んでいます。

長女が中学生になり、塾や部活などでますます複雑化&個別化する家族の予定を見越して、週間の予定は大きめに書き出せるようにしました。

↓子供たちの習い事やTV時間などを書いた紙は、別ページに貼ってあり、参照し終わったら収納できる仕組みです。

↓誕生日や記念日も、忘れることのないように書き込んだものを挟んでいます。

これは数年使う予定。

マンスリーブロックの最終ページ右に拡張してあります。

翌年3月の裏には、年間行事予定表(自分の行事予定も書き込み済み)が貼ってあります。

↓パタンと折って収納したところ。

拡張する箇所は、本のカバーテープを使ってくっつけています。

丈夫にくっつくし、すぐならばゆっくり剥がすことも可能です。

↓ニチバンの製本用カバーテープが品質が良いので愛用しています。縦半分の幅に切って使うことが多いです。

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使用したのは、↓このテンプレートです。私は測量野帳に使うので約80%に縮小して、長く使うために少し厚めの紙に印刷しています。

↓こちらから無料ダウンロードできます。

↓使用している紙はこれです。

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その他必要な情報として、時刻表、マンション関係の管理費一覧を縮小コピーして貼っています。

また、災害が起きた時、スマホの電源が切れたのに連絡をしなければならない時、クレジットカードを紛失した時など、緊急時に必要な情報は「書けるスペースを広げる付箋」に書いて貼っています。

↓スペースを広げるための付箋は、こちらの記事でご紹介しています。

外部に移せる情報は入れない

以前は全ての情報を1冊のバインダーノートに詰め込むスタイルでしたが、外出する機会が多くなってからは、家に置いておく情報、持ち歩きたい情報をキッチリと分けています。

↓パスワードなどは家でしか参照しないので、別のファイルにまとめてパソコンの前に置いています。

↓献立で美味しかったものとかの記録や、定番レシピなどもすぐに所定の場所に貼り付け。いつまでも手帳に挟み込むのはやめました。

↓レシピカードを作ったら、定番レシピはマグネット献立ボードにも追加。一連の流れができているので迷いがありません。

インデックスは実用重視

見た目も整理整頓されている方が気持ち良いので、手帳に不必要なデコはしません。(その分ノートはデコる。)

インデックスは、とにかく実用重視。SNS映えは無駄なので狙いません。

↓ペンを差し込んでロックすれば、ほとんど見えなくなる仕組みです。

マンスリー手帳には小さめのインデックスを使っています。

↓これ。どの手帳にも合うスッキリ感が好きです。

もう3回目の貼り替えなのですが、まだ粘着力が持っている優れもの。

↓ミドリインデックスラベル S チラット 数字 カラー 82470

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長期間使う予定のインデックスは、ポストイットに油性ペンで書いています。

↓こちらのポストイットです。

↓2022.4.16追記

項目がもう決定していて、動かす必要がないインデックスは、テプラで作るのもおすすめです。見た目が整います。

↓目立たせたくない場合、透明なテプラで作る方法もあります

今使っているページのしおり代わりには、インデックスクリップ チラットを使っています。

便利な付箋を活用する

インデックス以外にも、付箋を大量に使っています。

↓月間ブロック、月間予定表で「今日」が一目でわかるように目印的に使っている「カギカッコ付箋」

↓移動させる予定のある情報や、少しだけノートページが足りない場合の「付け足し付箋」は、薄いグレーの3mm方眼がお気に入り。

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ロール付箋は普通の付箋のように剥がれないのに、綺麗に剥がせるのでもう手放せません。

綺麗に切るために、カルカットを使っています。幅広タイプ(20〜25mm)だと、幅広のロール付箋が気持ちよく切れます。

↓こんな使い方もあります

付箋を活用すると、ノートページが少なくてすみます。

考えを広げたくなるアイデアが浮かんだら、付箋にメモしておいて、その付箋を家に帰って別ノートに貼り替えてからブレストします。

とにかく、手帳はクリアに保つ!

拡張機能を自作する

あると便利な拡張機能は、できるだけ自作しています。

別で買うとお金がかかるし、重たくなる場合が多いからです。

ゴミ箱は、最終ページに移行。パッケージのビニルカバーを再利用したものです。

新たに写真シールの一時保管場所も作成。読書ノートに貼る用の写真ストック場所です。

こちらもパッケージのビニルカバーの再利用して両面テープで貼ったもの。

透明で中身が見えるのと、普通のポケットよりも薄いのが魅力です。

↓このパッケージです。

↓買い物メモを取り出して表紙に貼ってチェックしてゴミ箱に捨てたり、読書ノート用の写真を保管して取り出したりしているところの動画。

途中で読書記録用の写真シールが飛びましたが、そこは気にしないでください。(動画はまだ不慣れです。)

↓ロック機能付きのペンホルダーの作り方については、こちらでまとめています。

参考リンク

↓手帳の基本構造はこちら。(使っている文具は若干変わっています。)

手帳やノートの工夫あれこれ(番外編)

手帳リフィル一覧。A5サイズが基本です。

↓手帳術まとめはこちら。マニアックな記事なので、お時間のある時に、、、よかったらどうぞ。

あとがき

手帳やノートは、ライフスタイルに応じて常にアップデートする。

これが私のスタイル。

職場でもしかり。

基本スケジュールは週単位で立てていますが、締め切りや突発的な仕事にも対応できるように、常にバッファは取るようにしています。

そのためには、どの単位で計画を立てれば良いのか?

1日単位が有効なこともあるし、3ヶ月単位が有効なこともある。

既存の方法に左右されることなく、常に最善策を選択する。

これで今まで乗り切ってきました。

そうそう、手帳が超実用的なので、デコりたい時は自由帳や濃い色のノートで遊んでいますよ↓

〜余談〜

「バッファ」とは、「時間的コスト的な余裕・緩衝・一時的な保存領域」などの意味でIT企業勤めの夫がよく使う言葉なのです。

私もカッコつけて使うことが多くなりました。

先日も「バッファ」を取るために〜なんて話を夫としていると、となりで中1の娘が「バッファって絵を描く人のことだよね!」と一言。

それを言うなら絵ではなく、曲を作る人デスヨ。

その名も「バッハ」。

卒業式でG線上のアリアが流れていたでしょ?!音楽室に肖像画があるでしょ?!なんて言いながら、笑いが起きました。

今日も平和な我が家に感謝です。


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